Sisua Rajalle! - Del 1 - Förberedelser

Små leveranser bestående av en eller två bilar med utrustning till Ukraina kan ibland planeras och utföras på mindre än en vecka. När storleksklassen och ambitionen växer blir också arbetsmängden och förberedelserna som krävs något helt annat. För Sisua Rajalle! har planeringen och förberedelserna pågått i månader, och ändå skedde många stora beslut alldeles under de sista dagarna. De sista fyra bilarna i konvojen införskaffades dagen innan avfärd, och en del större utrustning handlades ännu samma dag vi gav oss av.

Till stor del beror dessa sena inköp på att donationer kommer in sporadskt, och det är först de allra sista dagarna som vi kan veta vad den slutliga budgeten landar på. Men det är inte hela sanningen, utan sista-minuten-beslut måste ibland också tas när huvudplanen misslyckas eller ny information kommer fram. Alla som har organiserat större evenemang känner igen detta.

För min egen del gick en stor del av tiden under de sista veckorna upp till avfärd åt till att införskaffa och rusta en brandbil - något som var ett helt nytt område för mig. Brandbilen vann vi i en auktion och hämtade från Villmanstrand, men den kom så gott som utan utrustning. Vi var i kontakt med fyra olika räddningsverk på olika orter och fick ordnat en del småprylar, men nästan alla räddningsverk har redan skickat all överlopps utrustning till Ukraina, så det var väldigt mycket som saknades. Våra mottagare hade skickat en önskelista på utrustning de saknade, och även om en del av sakerna var alldagliga (motorsåg, strålkastare) så fanns det en hel del väldigt specifik terminologi som var oss alla väldigt främmande. Ända in på avfärdsdagen jobbade jag således med att få tag på så mycket som möjligt av det som ännu saknades, och en del kan vi försöka plocka upp längs vägen ner till Ukraina.

Marcus och Andreas hade huvudansvaret för planeringen av rutten och tidtabellen, vilket är mycket mer krävande än det kanske låter. Med tolv fordon i konvojen stannar man inte riktigt var som helst, utan det måste finnas gott om parkeringsplats. Hotell och restauranger måste alla vara förbokade och ha plats för våra ~25 deltagare, och även den siffran  levde ända in på de sista dagarna. Vi måste röra oss i de långsammaste fordonens takt, och ha rejält med tid för eventuella missöden längs vägen. Med fordonen i varierande skick är risken stor att något av dem får problem under den långa resan. Kommunikation sker med radiotelefoner, för man kan omöjligen ringa alla om det händer något akut, och chaufförerna kan inte kolla gruppchattar.

Också själva packandet av fordonen är något som tar en hel del tid och möda när vi snackar fraktkontainrar och flera paketbilar. Varorna måste koordineras till samma platser som fordonen och packas på ett sätt som är lagligt och säkert, vilket inte vilken som helst volontär klarar av. Sedan är det fysiska flyttande och packandet av stora mängder varor ett tungt jobb som kan kräva rätt mycket fysisk styrka, beroende på vilken typ av varor det handlar om. Som ett exempel så fanns i vår last tiotals flyttbara bord på 50 kg för sjukhusbruk. De kan inte sättas under något annat, men tar väldigt mycket utrymme. Nästan alla måste alltså lyftas upp ovanpå andra varor, oftast ett lyft på en meter eller mer. Inte det mest ergonomiska arbetet, och svettigt!

Sist och slutligen måste det juridiska tas om hand. Att importera gods till Ukraina (eller rättare sagt att exportera från EU) - ens som humanitär hjälp - är inte det lättaste och kräver en hel del pappersarbete. Lyckligtvis har vi våra erfarna ukrainska juristkolleger som har stenkoll på vad som krävs och ser till att vi har vårt på det torra. Det sparar enormt mycket tid i tullen, där man i värsta fall kan bli sittande i dagar (eller inte bli insläppt alls) ifall pappren är i oskick.

Efter några veckor av stress över att få allt i ordning känns det faktiskt som att själva resan kommer att bli lugn och avslappnande i jämförelse!